Si vous êtes familiers avec le monde des outils de gestion de projets, il y a de fortes chances que vous ayez entendu parler d'Airtable et de Trello ! Ces deux géants offrent des approches distinctes et des fonctionnalités puissantes, mais quelle est la meilleure solution pour votre équipe ? Dans cet article, nous vous proposons une comparaison détaillée entre ces deux outils et quelques conseils pour faciliter votre prise de décision.
Airtable est un outil collaboratif qui combine les fonctionnalités des feuilles de calcul et des bases de données. (Attention, il se distingue bien d'Excel !) Il permet de créer des applications no-code, offrant ainsi une grande flexibilité pour s'adapter aux besoins spécifiques de chaque projet. La plateforme se distingue par sa simplicité d'utilisation et sa capacité à gérer des informations complexes à travers des tables et des views personnalisées.
En plus de ses fonctions de base de données, il propose de nombreux templates prédéfinis pour faciliter la mise en place de projets types.
Ils couvrent un large éventail d'utilisations, telles que la gestion des tâches, le suivi des OKR ou la planification d'événements. Cependant, vous n'avez pas besoin de vous limiter aux templates d'Airtable, builde sort des sentiers battus et vous propose des templates innovants, à utiliser sur l'outil.
Trello, quant à lui, est un outil de gestion de projets basé sur la méthode Kanban. Il organise les informations sous forme de tableaux, avec des cartes associées représentant les tâches à accomplir. Les projets peuvent être séparés en différentes listes, montrant ainsi les tâches spécifiques à différents stades d'avancement. La plateforme est conçue pour être simple et visuelle, avec une interface intuitive qui facilite la collaboration et la communication au sein des équipes.
Comme Airtable, il offre différentes options d'affichage pour adapter l'interface aux besoins de chaque utilisateur. Parmi ces options, on trouve un format de calendrier qui permet de visualiser les tâches sous forme d'échéancier. Des cartes détaillées sont également disponibles, avec des listes de contrôle, des rappels, des pièces jointes et de nouvelles "cartes de liens" pour faciliter les références entre cartes.
Airtable offre plusieurs options d'affichage de l'interface, permettant aux utilisateurs de choisir entre des views de type grille, calendrier, galerie ou kanban, selon leurs préférences. Comme nous l'avons évoqué précédemment, la plateforme dispose également d'une bibliothèque de templates pour diverses utilisations courantes.
Trello, de son côté, propose également des options d'affichage variées, y compris un format de calendrier pour visualiser les tâches sur une échelle de temps. Ses cartes détaillées offrent des listes de contrôle, des rappels, des pièces jointes et des "cartes de liens" comme nous l'avons expliqué plus haut, pour faciliter les références entre cartes. L'outil intègre des outils d'analyse et de reporting complets, permettant de suivre les performances et d'identifier les éventuelles améliorations à apporter.
Airtable mise sur la collaboration en offrant la possibilité de travailler ensemble sur des views partagées des données du tableau. Vous le savez sûrement, il s'intègre avec d'autres logiciels comme Google Calendar, Jira ou Slack. Ces intégrations facilitent le travail en équipe et la coordination des tâches. Mais saviez-vous que Trello fait partie des diverses intégrations d'Airtable ? De plus, la plateforme permet de visualiser l'historique des modifications, ce qui est essentiel pour identifier les changements effectués par chaque membre de l'équipe.
Trello, bien qu'axé sur la collaboration également, met l'accent sur la communication et la visibilité des tâches en cours. L'intégration avec des applications tierces est également possible, comme Google Drive, Dropbox ou Evernote, pour enrichir les cartes et faciliter l'accès aux documents partagés. Les échanges entre membres de l'équipe sont encouragés grâce au système de commentaires et de notifications, favorisant la réactivité et l'engagement de chacun.
L'outil propose des fonctions d'automatisation pour rationaliser les workflows et gagner du temps sur les tâches répétitives. Les utilisateurs peuvent mettre en place des "triggers" (des déclencheurs) pour les tâches associées aux records et aux événements dans Google Calendar, Forms et Sheets. Ce type d'automatisations permettent d'optimiser les processus, d'éviter les erreurs humaines et d'améliorer la productivité de l'équipe. Bien sûr, vous pouvez aller encore plus loin, mais cela peut nécessiter un peu de connaissances en programmation et une bonne utilisation de la plateforme. Mais rien n'est impossible !
Parmi les nombreux cas d'utilisation de l'automatisation via Airtable, on peut citer l'envoi automatique de notifications par e-mail aux membres de l'équipe à chaque mise à jour d'un projet, la synchronisation des événements avec Google Calendar ou encore la création et l'assignation automatique de tâches en fonction de certaines conditions.
Trello dispose aussi de capacités d'automatisation grâce à son interface Butler. Les utilisateurs peuvent définir des règles d'automatisation pour gérer des tâches telles que l'attribution de projets, la planification d'automatismes et l'automatisation de tâches associées aux tableaux Trello. Toutefois, les plans gratuits sont limités à 250 automatisations de lieux de travail.
L'automatisation via Butler permet de gagner du temps sur des actions répétitives, telles que le déplacement de cartes entre listes en fonction de leur statut, l'ajout de dates d'échéance en fonction de triggers spécifiques ou encore l'attribution automatique de membres aux cartes en fonction de leur expertise.
Pour choisir entre Airtable et Trello, il est important de prendre en compte les priorités et les besoins de votre équipe. Si vous recherchez un outil puissant et polyvalent avec des fonctions avancées de base de données, Airtable pourrait être la solution idéale. En revanche, si la simplicité et la visibilité des tâches en cours sont au cœur de vos préoccupations, Trello pourrait être un meilleur choix.
Les deux plateformes proposent une version gratuite, ce qui permet aux équipes de tester les logiciels avant de s'engager sur le long terme. Cela facilite grandement la prise de décision, en permettant à chacun de se familiariser avec les fonctionnalités et de déterminer si l'outil correspond bien aux attentes.
En cas d'hésitations, vous pouvez toujours consulter la documentation d'aide disponible pour chaque outil, afin de comprendre toutes les fonctionnalités proposées et de bénéficier des meilleures pratiques ! Les tutoriels, webinaires et articles de blog peuvent être d'une grande aide pour maîtriser rapidement les outils.
Enfin, il faut aussi prendre en considération les attentes des dirigeants de l'entreprise. Les décideurs doivent être en mesure de comprendre les avantages de chaque outil et de voir comment il peut contribuer à l'amélioration de la productivité et de la collaboration au sein de l'équipe.
Vous l'aurez compris, le choix entre Airtable et Trello dépendra de nombreux facteurs : les priorités et les besoins de votre équipe, les attentes des dirigeants, ou bien, les fonctionnalités recherchées. Chaque outil propose des approches distinctes et des capacités puissantes pour la gestion de projets et la collaboration en équipe. L'essentiel est de bien évaluer les avantages et les inconvénients de chaque solution et de déterminer laquelle répond le mieux aux exigences de votre organisation.
L'objectif est de trouver l'outil qui vous permettra d'améliorer la collaboration, la productivité et la gestion efficace des projets au sein de votre équipe.
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