Comment calculer les jours entre deux dates avec Airtable

Présentation d'Airtable

Une plateforme flexible et puissante

Airtable est une plateforme no-code de gestion de bases de données en ligne, qui allie la simplicité d'utilisation des tableurs à la puissance des bases de données relationnelles. Elle permet de créer, stocker et organiser toutes sortes d'informations, en s'adaptant à une grande variété de besoins et de secteurs d'activité. En plus de ses fonctionnalités de base, l'outil offre des intégrations avec de nombreux outils tiers tels que Zapier, Slack, ou encore Trello, permettant ainsi d'automatiser des tâches et d'améliorer la collaboration au sein des équipes.

L'une des principales forces de la plateforme no-code réside dans sa personnalisation très poussée. Les champs peuvent être de différents types, comme du texte, des dates, des pièces jointes, des listes déroulantes, etc. Quant aux views, elles permettent d'afficher les données sous différents formats, tels que des Grid, des Calendars, des Galleries ou des cartes Kanban, pour une visualisation optimale des informations.

Les fonctions

Les fonctions sont des formules utilisées pour effectuer des calculs, des transformations ou des analyses sur les données contenues dans les champs d'une base Airtable. Elles peuvent être appliquées directement dans le field "Formule" ou utilisées en combinaison avec d'autres types de champs, tels que les dates, les nombres ou les listes déroulantes. Les fonctions sont un élément clé pour automatiser des tâches, ou encore, gagner du temps.

Il existe de nombreuses fonctions disponibles dans l'outil, chacune ayant un objectif et une syntaxe spécifiques. Parmi celles-ci, la fonction DATETIME_DIFF permet de calculer le nombre de jours entre les dates. Cette fonction est très utile dans divers contextes, comme la gestion de projets ou la planification d'événements.

Utiliser la fonction DATETIME_DIFF

Les bases à savoir

La fonction DATETIME_DIFF prend en entrée deux dates et une unité de temps (jours, heures, minutes, etc.) et renvoie la différence entre ces deux dates exprimée dans l'unité de temps choisie.

N'oubliez pas d'écrire votre unité en anglais, ("days" pour jour, par exemple). Autrement, l'outil ne comprendra pas ce que vous lui demandez.

La syntaxe de la fonction est la suivante : DATETIME_DIFF(date1, date2, unité). Les deux premiers arguments sont les dates entre lesquelles on souhaite calculer la différence, et le troisième argument est l'unité de temps dans laquelle la différence doit être exprimée. Par exemple, pour calculer la différence en jours entre deux dates, on utilisera "days" comme unité.

Les étapes pour utiliser la fonction DATETIME_DIFF dans Airtable

Pour utiliser la fonction dans l'outil, vous devez d'abord créer une nouvelle colonne dans votre base de données pour stocker le résultat du calcul. Ensuite, vous devez définir le type de cette colonne comme étant "Formula". Une fois cette étape effectuée, vous pouvez commencer à construire votre formule en utilisant la fonction DATETIME_DIFF.

Voici les étapes à suivre pour utiliser la fonction :

1. Créez une nouvelle colonne dans votre table et choisissez "Formula".

2. Cliquez sur l'en-tête de la nouvelle colonne pour ouvrir l'éditeur de formules.

3. Saisissez la fonction en suivant la syntaxe évoquée plus haut.

4. Validez la formule en cliquant sur "Save".

Exemples d'applications pratiques

Gestion de projet et suivi des délais

Airtable facilite la tâche en permettant aux gestionnaires de projets de déterminer rapidement la durée entre deux dates clés. Par exemple, en calculant le nombre de jours restants avant la date limite d'une tâche, les responsables peuvent ajuster les ressources et les priorités en conséquence pour s'assurer que le projet avance correctement.

De plus, en l'utilisant, il est possible de suivre l'évolution des tâches et de comparer les durées prévues aux durées réelles. Cela permet d'identifier les écarts de performance et de mettre en place des actions correctives si nécessaire.

Planification d'événements et gestion des ressources

La planification d'événements implique souvent la coordination de nombreuses ressources et la gestion de plusieurs tâches simultanées.  Par exemple, il est important de connaître la durée entre la date de début et la date de fin pour allouer les ressources appropriées (le personnel, les équipements ou les fournitures...)

Le calcul de jours entre les dates permet de déterminer les disponibilités des intervenants et des participants à un événement. Cela facilite la coordination des agendas et la prise de décisions concernant les dates et les lieux. Ainsi, les organisateurs d'événements peuvent optimiser la gestion des ressources et assurer le succès de leurs événements.

Ainsi, la maîtrise de fonctions intégrées telles que DATETIME_DIFF, facilite le calcul des jours entre les dates. Cela peut avoir un impact significatif sur votre organisation, en améliorant la gestion du temps et en rationalisant les processus.